Inventaire et dates courtes
Scannez les codes-barres et les DataMatrix, enregistrez les dates de péremption et rangez chaque produit dans son emplacement. Les alertes montrent ce qui arrive à échéance, et l’équipe organise les contrôles au même endroit.
Le détail de chaque offre est sur la page des tarifs.
Le constat
Une date courte passe vite inaperçue, en rayon comme dans la réserve. Quand plusieurs collaborateurs font les contrôles, il faut savoir ce qui a déjà été recensé, où le retrouver et quelles quantités restent à vérifier. Un produit qui expire sans avoir été repéré, c’est une perte, et il doit sortir du stock disponible.
Un cahier ou un tableau Excel peut servir de support. Mais quand les références et les emplacements se multiplient, tenir les dates à jour et partager les contrôles demande plus d’organisation. FlowPharm rassemble cette liste et les résultats des vérifications pour accompagner le travail de l’équipe.
Pas à pas
Cinq gestes, de la boîte scannée au contrôle du mois.
Dans Inventaire, touchez Scanner pour utiliser la caméra du smartphone, ou tapez le nom, le code-barres ou le CIP dans la recherche.
Si le DataMatrix GS1 contient une date reconnue, le mois et l’année sont préremplis. Vérifiez-les sur la boîte, complétez la saisie si besoin et indiquez la quantité.
Associez l’entrée à une Localisation : rayon, tiroir, réserve ou autre zone de l’officine. Un même produit peut être suivi avec plusieurs dates ou plusieurs emplacements.
Les gestionnaires autorisés ouvrent Statistiques, puis Alertes péremption : les produits périmés, ceux qui arrivent à échéance ce mois-ci et ceux des trois mois suivants.
Dans Vérification, filtrez par mois, période, laboratoire ou localisation. Après le contrôle physique, renseignez le statut et la quantité. Les produits déjà vérifiés restent consultables.
Le module Inventaire
De la saisie au bilan, ce que fait le module, fonction par fonction.
Retrouvez le produit à partir de son code-barres ou de son DataMatrix GS1. Vérifiez la date reconnue avant d’enregistrer l’entrée.
Classez les produits par rayon, tiroir ou réserve, pour savoir où faire les contrôles.
Dans Statistiques, les gestionnaires autorisés ouvrent Alertes péremption pour repérer les produits à contrôler.
Préparez une liste ciblée dans Vérification, contrôlez les produits sur place, puis mettez à jour les statuts et les quantités.
Les statistiques reposent sur les quantités et les statuts renseignés par l’équipe : vendu, soldé, reprise labo ou perte.
Les ajouts identiques en attente sont regroupés par produit, date et emplacement : les quantités se lisent plus facilement.
Comparatif
Le cahier convient à une liste simple, le tableur ajoute la recherche et les filtres. Le bon choix dépend du nombre de références, des emplacements et de la façon dont l’équipe partage les mises à jour. Un logiciel simplifie la saisie et regroupe les contrôles au même endroit.
En équipe
Les collaborateurs de l’officine participent à l’inventaire et aux vérifications. Dans Statistiques, les gestionnaires autorisés exportent les listes en PDF ou en Excel, regroupées par produit ou détaillées par date et emplacement. Un export texte au format Winpharma est aussi disponible.
La procédure P.09 de Démarche Qualité à l’Officine recommande une vigilance lors des livraisons, un recensement périodique des produits à risque et un contrôle régulier du suivi. Les produits expirés sont retirés et mis à l’écart dans un espace identifié.
Une liste issue du logiciel peut servir de support aux contrôles, à condition d’actualiser les dates et les quantités. FlowPharm aide à préparer ces listes et à suivre les vérifications ; le contrôle physique et la mise à l’écart restent à organiser par l’équipe.
Consulter la procédure P.09 — Gestion des périmés de Démarche Qualité à l’Officine
Conçu en officine
FlowPharm a été créé par Benjamin Fournier, pharmacien d’officine. Le module rassemble le recensement des produits, les emplacements et les vérifications, pour accompagner l’organisation quotidienne de l’équipe.
Découvrir le créateur et l’histoire de FlowPharmRecensez les produits à date courte, indiquez leur date, leur quantité et leur emplacement, puis organisez des contrôles réguliers. Dans FlowPharm, Inventaire sert à les enregistrer et Vérification à actualiser leur suivi. Le contrôle des produits et la mise à l’écart physique des périmés restent réalisés par l’équipe.
Lorsque le DataMatrix GS1 contient une date reconnue, FlowPharm préremplit son mois et son année. Vérifiez-les sur le produit avant validation. Un code-barres ordinaire ne fournit pas forcément la date ; vous pouvez alors la saisir manuellement. Ce suivi ne correspond pas à une traçabilité des numéros de lot.
Associez chaque entrée à une Localisation, par exemple un rayon, un tiroir ou la réserve. Dans Vérification, choisissez le mode Localisation pour cibler une zone. Les modes Mois, Plage de mois et Laboratoire permettent d’autres contrôles. Actualisez ensuite le statut et la quantité concernés.
Dans Inventaire, les gestionnaires autorisés ouvrent Statistiques, puis Alertes péremption. Cette liste distingue les produits périmés, ceux arrivant à échéance ce mois et dans les trois mois suivants. Les alertes sont consultables dans l’application ; elles ne sont pas des notifications de péremption par e-mail ou push.
Vérification permet de retrouver les produits déjà traités, et les statuts renseignés alimentent les statistiques. Historique des scans affiche aussi les 15 derniers ajouts sur l’appareil utilisé, avec correction de quantité ou annulation d’un ajout récent. Il ne s’agit pas d’un journal partagé illimité de toutes les actions.
Oui, une liste numérique peut servir de support à vos contrôles si les dates et quantités sont tenues à jour. FlowPharm ajoute le scan, le classement par emplacement et le suivi en équipe. Les gestionnaires autorisés peuvent exporter les listes en PDF ou Excel. Le module est inclus dans Premium, dès 32,50 € HT/mois en annuel, et disponible sur l’offre Découverte avec l’option Modules (100 € HT par an).
Le module est inclus dans Premium, dès 32,50 € HT par mois en annuel, avec 14 jours d’essai (rien n’est prélevé si vous annulez avant la fin). Sur l’offre Découverte, il s’ajoute avec l’option Modules à 100 € HT par an.
